Dashboard di gestione licenze per IT Call Centre

Problema di business

Il team IT conduceva ogni mese una revisione congiunta per incrociare le assegnazioni di licenze con gli organici dei dipartimenti: chi aveva cosa, quali reparti avevano posti in eccesso mai usati e quali erano sotto-provisioned. Il processo era interamente manuale (fogli Excel, scambi di email e mezzo giorno di meeting) e consumava il tempo dell'IT senza aggiungere profondità analitica. Non c'era nemmeno visibilità sull'utilizzo effettivo, quindi le decisioni di procurement venivano prese a intuito.

Dati disponibili

• Export di Active Directory / assegnazione licenze (per utente, per prodotto)
• Organigramma e headcount dal sistema HR
• Log di utilizzo dei prodotti (ultimo accesso, conteggi attività) dove disponibili
• Costi licenza per SKU per il calcolo dell'impatto economico

Soluzione implementata

1. 1Costruita una pipeline Power Query che ingerisce gli export AD e li unisce all'organigramma, in modo che ogni licenza sia taggata con dipartimento, livello di ruolo e centro di costo.
2. 2Disegnato un modello semantico con due fact table (una per le assegnazioni, una per gli eventi di utilizzo) collegate alle dimensioni condivise Dipartimento, Utente e Prodotto.
3. 3La dashboard mostra tre viste: mappa delle assegnazioni in tempo reale (chi ha cosa), varianza per dipartimento (eccesso/difetto vs. target headcount), e una heatmap di utilizzo (licenziati ma mai usati negli ultimi 90 giorni).
4. 4Aggiunto drill-through: l'IT seleziona un dipartimento, vede ogni singola licenza, contrassegna i recuperi ed esporta un elenco pulito. Nessun foglio Excel necessario.
5. 5Alert a soglia sulla dashboard per i dipartimenti che superano di oltre il 10% i posti a budget, con notifica automatica via Power Automate al responsabile IT.

Impatto

Cosa ho imparato

Le revisioni manuali ricorrenti sono il segnale di un'infrastruttura mancante, non di mancanza di disciplina. Un dataset governato rimuove il meeting, fa emergere le eccezioni automaticamente e trasforma l'IT da revisore a enabler delle decisioni.