Da Excel frammentati a un portale PowerApps per lo staffing

Problema di business

Time reporting, allocazioni progetto, availability e chargeability vivevano ognuno su un file Excel separato. Ogni area aveva il proprio owner, il proprio ritmo di aggiornamento e la propria vista dei dati. Le versioni divergevano, la riconciliazione era manuale, i permessi incoerenti e il reporting settimanale dipendeva da qualcuno che consolidava i file a mano. Sembrava un problema di reporting — era un problema di modello dati e ownership.

Dati disponibili

• Anagrafica persone con ruolo, level, country, Centre of Excellence e gerarchia manager
• Record di time reporting per periodo (working days, PTO/malattia, training, BD)
• Allocazioni progetto con date, probabilità di rinnovo, finestre di estensione e piani alternativi
• Certificazioni (ottenute, in corso, status) e dichiarazioni di presenza in ufficio
• Relazioni manager–report usate per derivare ogni perimetro di visibilità

Soluzione implementata

1. 1Consolidati i quattro Excel in SharePoint Lists come single source of truth — uno schema canonico per persone, allocazioni, TR, certificazioni e availability.
2. 2Costruita un'app PowerApps canvas come layer di esperienza unificato: My Info, Update my TR, Certification, Reservation, Team Overview e Admin — stessi dati, superfici diverse.
3. 3Applicata la visibilità per ruolo a partire dalla gerarchia: perimetro Self per i Consultant e sotto; perimetro Team con staffing, availability e chargeability per Manager+; perimetro Governance per la configurazione admin.
4. 4Collegati flussi Power Automate per i nudge ricorrenti che il modello Excel non poteva gestire: reminder di sottomissione TR per periodo, alert di scadenza allocazione, prompt sulle certificazioni e digest giornaliero per i manager.
5. 5Consegnate viste analytics sopra lo stesso dataset — trend chargeability per country/CoE/periodo, breakdown working / PTO / training / BD, drill-down tabellare ed export Excel — così il reporting ha smesso di essere un lavoro di consolidamento.
6. 6Disegnati i form con campi obbligatori, dropdown strutturati e regole di validazione: il dato nasce pulito in input, non si corregge a valle.

Impatto

Cosa ho imparato

La UI era la parte facile. Il lavoro vero è stato collassare quattro processi Excel paralleli in un modello dati con ownership incorporata. Una volta sistemato il modello, le viste per ruolo e i flussi di reminder sono venuti di conseguenza — e il reporting ha smesso di essere un esercizio di archeologia settimanale.